デジタルツールに振り回されないために

デジタルツール 豆知識・体験談
時間を生むためにデジタルを使う

一番非効率なのはオフィス?

先日あるSNSで、一番効率が上がらないのがオフィス、という投稿を見かけました。理由は、どれだけ集中して仕事を進めていても、上司に呼ばれたり、電話がかかってきたり、問い合わせが入ってきたりでその都度中断するから、だそうです。

そういえば、私が勤め始めた新人時代、同じ業務をやっている先輩が他支社にいたため、初めての仕事でわからないことをその都度電話で聞いていたら「悪いけど、まとめて質問してくれる」と注意されましたっけ。あの頃は自分の仕事を全うすることに精一杯でそれが先輩の時間を奪っているなんて思い至りませんでした。未熟者でした。

その頃は離れた場所にいる相手との連絡手段は、手紙、ファックス、電話しかなったのです。

今、私は毎朝PCを起動すると、まずカレンダーでその日の予定を確認し、次に、メールチェックとチャットツールを複数立ち上げてのチェックから始まります。仕事中、チャットツールたちは開いたまま、PCに向かってさえいれば、連絡が入ればいつでもチェックできます。

連絡手段の多様化が生む物は?

メールという連絡手段ができた頃、早朝でも夜中でも自分の都合の良いときに送っておけば、むこうがパソコンの前に座って都合の良いときに開封して対応してくれる、何と便利だろうと思ったものです。ところが携帯電話でメールができるようになると、いつの間にか「夜中のメールは迷惑」というルールができあがり、ラインやメッセンジャーになると、できるだけ早く返事した方が良い、という暗黙のルールができあがったような気がします。

確かに、まるで目の前で会話を交わしているかのように、メッセージが行き交うと、仕事にしろプライベートの約束にしろ、とてもスピーディに進みますし、気持ちがいい。

しかし、それは連絡が入ったらすぐに対応しなければならないという強迫観念にもつながり、その都度自分のやっていることを中断して対応しなければならない、という時間食いにも襲われます。この時間までにやろうと思っていたことをラインの対応に追われて終わらなかった、そんなことはありませんか?自分も時間のある時なら良いのですが。

対応ルールを決める

メールだけでなく、メッセンジャーやラインなどのチャットツールで仕事の相談が入ることも多くなった昨今。私自身は自分なりの対応ルールを決めています。

  1. PCに向かっているときにメッセージが入った場合、緊急以外はすぐには対応しない。
  2. メールチェックする時間を決める。
  3. 急ぎの場合は、電話を使う。

ただし、1の場合、後で、と思っていて忘れることがあるので、これは怪しいなと思ったり、お電話くださいね(ポカをしない自信のない人)。

これに、最近ルールを決めないといけないなと思っているのがzoomなどのオンラインミーティング。

気がつけば1時間以上ダラダラ話していることがありました。30分なら30分、1時間なら1時間と決めて効率的にミーティングを進めたいものです。

連絡手段が複数あるのは良いことだと思っています。しかし、それに振り回されては本末転倒。うまく使いこなしたいものです。

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