集計方法見直し~作業効率アップのために

業務内容紹介

「猫の手って具体的にどんな仕事をしているの?」

そんな疑問に答えるための実績紹介コーナーです。少々フェイクが入っておりますが、仕事の進め方については実際の流れに沿って記載しております。オフィス・ヒロの業務をご理解いただける一助にしていただければ幸いです。

何に時間がかかっているか

先日の仕事は、毎月定期的に通っている某事業所での集計方法の見直し相談。

その事業所ではあちこちの支部の処理件数をエクセルで集計して必要に応じて上部機関に報告したり、広報に利用したりしています。ただ、近年支部の形態、処理方法がクライアントの都合もあって多岐にわたり、これまでの集計方法では煩雑になってきたとのこと。

前月にマネージャーからざっと聞いていた内容を改めて実処理担当者も交えて検討します。

最初に検討するのは、実処理でどの部分に時間がかかっているのか、という点です。

今回の事業者様は、

  1. 月ごとに縦軸に支部名、横軸に報告項目という1つのシート作成
  2. 月ごとに全支部の処理件数を1シートに入力
  3. 抜けている支部のチェック
  4. 年間合計(全体および支部ごと)は自動集計シートに反映

という処理の流れでした。

問題点は下記の2点点

  • 報告項目が多岐にわたるため横長の表であり、見にくい
  • 各支部の報告形式がバラバラであることから見にくさも相まって非常に入力しにくい

何を目的にその処理をするのか

次に支部からの報告形式がバラバラという点を解決するために、報告項目の見直しをします。マネージャーに、今現在の集計利用状況、将来の利用可能性など、その集計をする意味について聞き取りをします。

それによって集計項目を精査し、確定させました。もちろん、支部の協力が必要なため、支部にも状況は確認し、報告用紙の変更が必要ならその部分も修正します。

そうして支部ごとに報告項目の見直しをし、報告用紙をできる限り統一します。現状のままの支部もあるので、結果数種類の報告書ができあがりました。

作業しやすい手順は?

最後に、実作業者と集計方法について見直します。

報告項目は、先の検証でもそれほど減りませんでした。つまり横長の表と言うことに変わりはありません。

けれど、1支部あたりの項目数はそれほど多くありません。つまり支部ごとに年間を通じて限られた報告項目しか上がってこないということです。

そして、必要な年間合計は、下記の2点

  • 支部関係なしの報告項目ごとの合計
  • 支部ごとの報告項目ごとの合計

現在の月ごと全支部1シートの場合、月別シートから上記の合計を取るために多くの自動計算シートを作成しています。うっかりどこかのシートのレイアウトを変えようものならあちこちのつじつまを合わせるのが大変です。

そこで、現在の月ごと全支部1シートの方式から、1支部1シートで形式は全支部共通、縦軸が月、横軸が報告項目というシートに変更することを提案しました。

そうすることで、下記の点で時間短縮になるはずです。

  • シートの形は全支部共通だが、1支部1シートにすることで列非表示を設定すれば入力しやすくなる。
  • 縦軸が月なので、提出漏れのチェックもできる。
  • 支部ごとの合計を別取りしなくてよい。
  • 年間合計シートも同じ形式にすることで、串刺し合計の機能が使えるので、自動集計の設定も非常に楽になる。
  • 地区別など一部の支部合計が必要になった場合も串刺し集計を使えば簡単に集計シートを作成できる
  • 支部が増えてもシートを足すだけなので処理が楽(今までは自動集計の変更など非常に煩雑だった)。

第三者の目と手で時間短縮

担当者はその作業をずっと行い慣れているため、作業が煩雑だ、面倒だと感じていても一部の修正にとどまり、なかなか劇的な改善に至りません。今回の事業所では実作業者がマネージャーとは別にいらっしゃましたので、実作業はその担当者にお任せしましたが、オフィス・ヒロでは、今回のような提案に伴い一時的に増える作業(例えば新シート雛形の作成)も引き受けるケースがほとんどです。

業務改善をしないといけないけれど、なかなかその時間が取れなくて、と言う方は是非一度ご相談ください。一緒に改善案を考え、一緒に作業を進めましょう。

 

 

 

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