効率化する方法はある？
毎月100通ほど発行する請求書と領収書。
ある事業所さんは、数年前まで既成の用紙に手書きされていました。
それが大変になって、近年は、ワードで請求書と領収書の原本を作成、印刷紙、リストを見ながら宛名と日付を手書きしているとのこと。
「リストは定型のエクセルで作られているので何か連携できそうな気はするんだけど、検討する時間ももったいなくて、結局毎月かなりの枚数の日付と名前を手書きして押印しているのを何とかしたい」という相談でした。
目的応じて提案する
クライアントの提案
- 毎月ほとんど決まった宛先なので、ワードで宛先を入れた原本を作る。
- 毎月印刷して、不要な人だけ抜いて、日付は手書き。
- 宛名の削除や追加はその都度、原本を修正する。
ということで、オフォス・ヒロには宛名入りワード原本を作成してもらえないかというご要望でした。
原本さえできれば、毎月の宛名の入れ替わりはご自分で管理されるとのこと。しかし、それではあまり効率化されているとは思えません。不要な書類の印刷も発生しますし、毎月の宛名修正の管理も大変そうです。
そこで、聞き込み開始。
- 宛名は、毎月定型のエクセルに入力されてくる
- 請求書、領収書の雛形ワード文書はすでにある
- 雛形文書は1ページに4枚レイアウトされているので宛名以外の原本修正は4カ所必要
- 2つのグループで日付が違う
- グループ分けもエクセルリスト上でわかる
これって、ワードの差込み印刷機能が使えるではないですか。
そうすると必要な宛名の請求書、領収書だけが印刷されるので紙の無駄遣いも避けられます。
差込み印刷を使った時の利点
- 宛名だけでなく日付もグループごとに変更できるので、手書きしなくて良い
- 差込み印刷のラベル設定にすると、定型部分のワード原本修正は、1カ所修正→クリック一発など簡単に反映できる
- 毎月の原本宛名修正作業が発生しない
と言うわけで差込み印刷を提案しました。
ハードルを低くするのが猫の手
差込み印刷の提案、ご本人は使ったことがないので不安な様子。
「私でもできるかしら？」
大丈夫、猫の手のオフィス・ヒロにお任せください。提案だけでは終わりません。効率化に伴って発生する作業も引き受けます。もちろん場合によって、全面的にオフィス・ヒロで作業する場合と、クライアントと分担して一緒に進める場合がありますが、それも先方のご要望次第です。
今回の場合、差込み印刷ができるようにワード文書を修正することを、オフィス・ヒロが承りました。
クライアントから提供されるもの
- 現在使っている請求書、領収書のワード原本
- 現在使っている宛名エクセルリスト
オフィス・ヒロが納品するもの
- 差し込み印刷機能をつけた請求書、領収書のワード文書
- 毎月の差込み印刷手順のマニュアル
そう、ご本人は、変更に伴う作業は一切しなくて良いのです。もちろん要望はその都度チャットで伺います。
納品後もちゃんと運用できるようにフォローいたします。今回はチャットと電話で完了しました。
クライアントの手を最低限しか煩わせることなく、作業の効率化を進めるのが、猫の手です。
こんなことやってもらえるかな？と思ったら、いつでも声をかけてください。初回相談は無料です。
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